Gestão documental e de processos:

1. Recebimento e Registro

  • Receber e conferir a documentação externa (cartas, ofícios, requerimentos de alunos e comunidade, etc.) e interna (memorandos, processos internos).

  • Classificar os documentos recebidos conforme o tipo de assunto e o destinatário.

  • Registrar e atribuir um Número Único de Protocolo (NUP) para cada processo ou documento que inicie uma tramitação. Essa numeração é essencial para o rastreamento.

2. Autuação e Formação de Processos

 

  • Autuar documentos avulsos (físicos ou eletrônicos) para a formação de processos administrativos no sistema informatizado do IFAM (geralmente o SIPAC ou sistema similar).

  • Garantir que todos os documentos necessários para a abertura do processo estejam anexados.

3. Distribuição e Tramitação

  • Distribuir os processos e documentos registrados para os setores e servidores competentes do Campus Iranduba (Diretoria, Ensino, Administração, Coordenadorias, etc.) para análise, despacho ou providências.

  • Controlar a tramitação dos processos, registrando o histórico de movimentação entre as unidades para que se saiba onde o documento está a qualquer momento.

  • Garantir a celeridade na movimentação de documentos, especialmente aqueles classificados como urgentes.

 

4. Expedição e Comunicação

  • Expedir documentos oficiais (ofícios, respostas, comunicados) que necessitem ser enviados a órgãos externos ou a outros campi do IFAM.